Teaminschrijvingen

De inschrijvingen van 21points vervangen de spreadsheet en de WhatsApp-draad: teams schrijven zichzelf in via een openbaar formulier, elke speler tekent zijn eigen toestemming en jij keurt goed als alles in orde is. Deze gids doorloopt het proces vanuit de kant van de organisator.

01Pas het formulier aan

Het openbare formulier stel je één keer in voor je hele organisatie en, als een evenement dat nodig heeft, overschrijf je het alleen voor dat evenement. Je kunt aanpassen:

• Welkom en headerafbeelding — de tekst die teams zien bij het openen en een banner met je merk.
• Spelervelden — welke gegevens gevraagd worden en welke verplicht zijn: identiteitsbewijs (met afbeelding indien je wilt), geboortejaar, e-mail, telefoon, rugnummer, club van herkomst of of ze gelicentieerd zijn. Voor- en achternaam worden altijd gevraagd.
• Documenten van de organisator — je juridische teksten als aanvaardingsvakjes (verplicht of optioneel) en downloadbare bestanden, bijvoorbeeld het reglement als PDF.
• Minderjarigen — de leeftijd vanaf wanneer iemand als meerderjarig geldt, wat bepaalt welke spelers een voogd nodig hebben.

02Open de inschrijvingen

Het volstaat één aangemaakte categorie en het evenement gepubliceerd te hebben. Vanaf daar deel je de formulierlink: per categorie of als één enkele pagina waar het team de zijne kiest. Je kunt de inschrijving van één categorie sluiten — die verschijnt niet meer in het formulier en de andere blijven open — of de sluiting van de periode voor het hele evenement instellen.

03Het team schrijft zich in

De aanvoerder vult de contactgegevens, de selectie en, optioneel, het teamlogo in; aanvaardt de toestemmingen die je als verplicht hebt aangevinkt en verzendt. De app valideert voor hem wat meestal problemen geeft: formaat van het identiteitsbewijs (inclusief controleletter), e-mails en telefoonnummers, en dubbele rugnummers binnen het team. Detecteert ze spelers onder de leeftijd die je hebt ingesteld, dan meldt ze dat en vraagt de gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger.

04Handtekeningen en betaling

Elke speler krijgt zijn eigen handtekeningslink en machtigt afzonderlijk: zijn gegevens, het identiteitsbewijs en de toestemmingen voor beeldgebruik, plus de documenten die je per geval nodig acht voor je toernooi, in vrije vorm. Voor minderjarigen tekent hun wettelijke voogd, die de verwantschap en eigen gegevens aanlevert. De handtekeningstermijn eindigt bij de start van het evenement.

Om niemand achterna te hoeven zitten, heeft de aanvoerder een volglink die in real time toont wie getekend heeft en wie niet, en die hij naar zijn team kan doorsturen.

De betaling gebeurt via overschrijving of de methode die de organisator kiest: het team betaalt, uploadt zijn bewijs en jij markeert het als Goedgekeurd, Afgewezen of Vrijgesteld. De revisiegeschiedenis blijft bewaard.

05Keur de inschrijving goed

De goedkeuring is geblokkeerd zolang de betaling of de handtekeningen ontbreken, en de app somt precies op wat ontbreekt (bijvoorbeeld « spelerhandtekeningen openstaand 2/4 »). Als alles er is, keur je goed en komt het team in de competitie. Bewaar je de machtigingen op papier of via een andere weg, dan kun je goedkeuren met override: die spelers worden geregistreerd als « gemachtigd door de organisator ».

06Wijzigingen op het laatste moment

Een speler raakt de dag ervoor geblesseerd en een ander komt erin: je stuurt het teamcontact een spelerwissellink om er één af te melden en de vervanger in te schrijven, die zijn machtiging tekent zoals de anderen. Zakt de selectie onder het minimum van de categorie, dan waarschuwt ze je.

07Portretrechten

De toestemming voor beeldgebruik wordt speler per speler verzameld. Als iemand weigert, wordt zijn team gemarkeerd met een melding die de betrokkenen noemt, zodat je weet dat je geen beeldmateriaal van hun wedstrijden mag publiceren. Dat is het verschil tussen de AVG naleven en denken dat je haar naleeft.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er met minderjarige spelers?

Ze worden herkend aan hun geboortedatum en vereisen de handtekening van de wettelijke voogd, met verwantschap en, als je het instelt, een afbeelding van het document van de minderjarige.

Kan ik een team goedkeuren dat nog niet getekend heeft?

Standaard niet, maar er is goedkeuren met override als je de machtigingen op een andere manier bewaart.

Hoe wordt het inschrijfgeld geïnd?

Via overschrijving, met bewijs geüpload naar het formulier. Het bedrag wordt per team of per speler ingesteld en elke categorie kan een eigen bedrag hebben; je stelt het in bij het aanmaken van het toernooi.

Is er een limiet op teams per categorie?

Alleen als jij die instelt: met vrije inschrijving is er geen plafond en wordt het format bij de sluiting bepaald; met vaste capaciteit heeft elke categorie haar maximum.

Kan een speler na de inschrijving worden gewisseld?

Ja, met de spelerwissellink.